С 1 сентября 2026 года отдельные перевозочные и экспедиторские документы становятся обязательными в электронном виде. Чек-лист подготовки импортёра, грузоотправителя и экспедитора к работе с ГИС ЭПД.
Обновлено 17 августа 2026 года.
С 1 сентября 2026 года для участников коммерческих грузоперевозок вступает в силу обязательное оформление отдельных перевозочных и экспедиторских документов в электронном виде. Основание — Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Документы передаются через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов в государственную систему ГИС ЭПД.
Какие документы переходят в электронный формат
Минтранс России относит к обязательному электронному документообороту транспортную накладную и заказ-заявку для автомобильных перевозок, транспортную железнодорожную накладную, грузовую накладную для воздушной перевозки, а также экспедиторские документы.
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка;
- электронные перевозочные документы, предусмотренные транспортным законодательством для конкретного вида перевозки.
Участники логистической цепочки формируют и подписывают свои титулы документа в информационной системе оператора. Оператор обеспечивает обмен между сторонами и передачу сведений в ГИС ЭПД.
Кому необходимо подготовиться
Переход затрагивает грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков, экспедиторов и других участников коммерческой перевозки. Для импортёра особенно важно заранее определить, кто формирует каждый документ на российском плече маршрута, кто подписывает титулы и как идентификаторы перевозки передаются между перевозчиком, складом, экспедитором и бухгалтерией.
Минтранс отдельно указывает исключения для ряда ситуаций. В частности, экспедиторские документы могут оформляться на бумаге при оказании услуг физическому лицу для личных нужд, а также при документально подтверждаемом отсутствии технической возможности из-за чрезвычайной ситуации. Для отдельных видов транспорта утверждены собственные случаи применения бумажного носителя.
Чек-лист подготовки компании к 1 сентября
- Определить роли. Зафиксировать в договоре, кто выступает грузоотправителем, перевозчиком, экспедитором и грузополучателем и кто формирует каждый титул ЭПД.
- Составить перечень документов. Разделить автомобильные, железнодорожные, авиационные и экспедиторские документы по используемым маршрутам.
- Выбрать оператора ИС ЭПД. Проверить аккредитацию, поддержку необходимых форматов, роуминг с операторами контрагентов и интеграцию с учётной системой.
- Настроить электронные подписи и полномочия. Назначить сотрудников, определить машиночитаемые доверенности и проверить действительность сертификатов.
- Сверить справочники. ИНН, КПП, адреса, сведения о транспортных средствах, водителях, грузах и единицах измерения должны одинаково передаваться во всех системах.
- Провести тестовую перевозку. Проверить создание, подписание, исправление и аннулирование документа, а также получение титула всеми участниками цепочки.
- Настроить контроль ошибок. Назначить ответственных за отклонённые документы, расхождения данных и аварийный порядок работы.
- Связать ЭПД с учётом поставки. Идентификатор перевозки должен сопоставляться с заказом, контрактом, инвойсом, складской операцией и комплектом документов для таможенного оформления.
Что проверить в международной поставке
Для международного маршрута электронный документооборот необходимо увязать с контрактом, инвойсом, упаковочным листом, транспортными документами, сведениями о товарах и российским участком перевозки. Расхождения в наименовании груза, количестве мест, весе, адресах сторон или реквизитах транспорта создают риск ручных исправлений и задержек при передаче груза между участниками цепочки.
До начала перевозки полезно провести единую сверку коммерческого, транспортного и таможенного комплекта. Специалисты «Невского Брокера» организуют международную перевозку грузов, таможенное оформление и сопровождение ВЭД.
Официальные источники
- Минтранс России: подготовка бизнеса к обязательному переходу на ЭПД;
- Минтранс России: правила обмена и направления документов в ГИС ЭПД;
- Минтранс России: случаи оформления экспедиторских документов на бумаге.
Материал подготовлен редакцией ООО «Невский Брокер».
